REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY WSKAZANEJ W ART. 2 ust. 1 pkt 1 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
zwany dalej „Regulaminem”
§1 Zasady ogólne
Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019), zwanych dalej „zamówieniami”.
Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości
i proporcjonalności,racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań,
a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów
z danych nakładów.
Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:
dyrektor jednostki
główny księgowy
kierownik administracyjny
inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
§2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia
Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Zamawiający szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:
czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo - finansowym.
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia następuje według zasad określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dział I Rozdział V).
Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są
w szczególności (również w formie elektronicznej):
analizy cen rynkowych;
analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia
(np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
odpowiedzi cenowe wykonawców,
wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
kopie ofert lub umów w innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.
Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
§3 Rodzaje zamówień
Procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w następującym układzie:
zamówienia o wartości do 10 000 zł netto,
zamówienia o wartości powyżej 10 000 zł netto do 60 000 zł netto,
zamówienia o wartości powyżej 60 000 zł netto do 130 000 zł netto.
§4 Zamówienia do 10.000,00 zł netto
Zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa nie przekracza 10 000 zł netto realizowane są w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
§5 Zamówienia powyżej 10.000,00 zł netto do 60.000,00 zł netto
Procedurę udzielania zamówienia publicznego o wartości powyżej 10 000 zł netto do 60 000 zł netto rozpoczyna rozpoznanie rynku.
Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie lub w drodze email i polega na wysłaniu zapytań cenowych do co najmniej 3 wykonawców.
Udzielenie zamówienia jest możliwe w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.
Podstawą zaciągnięcia zobowiązania jest umowa zawarta z wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę według zastosowanych kryteriów oceny ofert.
Po otrzymaniu ofert wykonawców, pracownik wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia notatki z przeprowadzonego rozeznania cenowego.
Wzór notatki stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
§6 Zamówienia powyżej 60.000,00 zł netto
Procedurę udzielenia zamówienia o wartości powyżej 60 000 zł netto do 130 000,00 zł netto rozpoczyna się od ogłoszenia zaproszenia do składania oferty cenowej na stronie internetowej zamawiającego. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 5 dni od umieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej.
Wzór formularza stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.
Po otrzymaniu ofert wykonawców, pracownik wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia notatki z przeprowadzonego rozeznania cenowego.
Wzór notatki stanowi załącznik nr 3 do regulaminu.
Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.
Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
Podstawą zaciągnięcia zobowiązania jest umowa.
Dokumentacja z postępowania o udzieleniu zamówienia prowadzona jest przez pracownika wyznaczonego, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację dokumentów.
W przypadku gdy nie dojdzie do udzielenia zamówienia z wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę, zamawiający może dokonać wyboru oferty kolejnej bądź ponownie przeprowadzić procedurę.
§7 Udzielenie zamówienia
Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.
Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje dyrektor jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.
§8 Odstąpienie od stosowania Regulaminu
Procedur, o których mowa w § 2 - 5 nie stosuje się do:
dostaw, usług lub robót budowlanych, które z przyczyn technicznych, ekonomicznych społecznych lub organizacyjnych mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę;
zamówień, których wykonanie jest natychmiast wymagane (np: awarie);
opłat notarialnych, opinii prawnych;
wydatków w ramach funduszu socjalnego.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 1.3 i 1.4
Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1.1 i 1.2, dokumentuje się
w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez dyrektora jednostki lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1.1 i 1.2, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych
i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.